O czym pamiętać, chcąc zorganizować konferencję w hotelu?

Przygotowanie konferencji tak, by miała ręce i nogi to bardzo trudne zadanie. Nie bez powodu zatrudnia się do niego specjalistów. Dziś zastanowimy się, o czym należy pamiętać, kiedy mamy w planach zorganizowanie konferencji w hotelu.

Hotele od pewnego czasu przestały być tylko i wyłącznie miejscami noclegowymi. Z sukcesem poszerzają horyzonty swoich działań o strefy relaksu i SPA, a także… o działalność konferencyjną! Mnóstwo obiektów oferuje swoje sale konferencyjne po to, by różne firmy mogły organizować w nich spotkania biznesowe, szkolenia czy różnorakie eventy. Dobrym przykładem takiego hotelu może być znany Hanza Pałac, który proponuje swoje sale konferencyjne Bydgoszcz.

Na co jednak należy zwracać szczególną uwagę, kiedy chcemy stworzyć konferencję w hotelu?

Ilość osób – ilość miejsc

O tym, czy dany hotel nadaje się do zorganizowania w nim wydarzenia biznesowego, decyduje przede wszystkim wielkość i pojemność jego sal konferencyjnych. To w nich bowiem będzie odbywało się całe spotkanie. Zanim przystąpimy do rezerwacji naszego miejsca, dowiedzmy się, ile rzeczywiście osób będzie brało udział w konferencji. Dużą niezręcznością jest bowiem brak wystarczającej liczby miejsc siedzących czy też puste krzesełka podczas konferencji.

catering na konferencje

Catering – przerwy kawowe i obiadowe

Żeby jak najlepiej ugościć naszych uczestników, powinniśmy zapewnić im posiłek oraz ciepłe napoje. Tę kwestię także należy dogadać z obiektem, w którym planujemy urządzić całe wydarzenie. Odpowiedni catering dla naszych Gości to podstawa, szczególnie wtedy, gdy przybywają oni z daleka, a konferencja trwa kilka godzin lub nawet dni! Taki zabieg nie tylko wpłynie na efektywność uczestników, ale również pozwoli nam zadbać o nasz własny wizerunek.

Sprzęt audiowizualny – wszystko ma być na tip-top!

Niezwykle ważnym jest ponadto, by hotel do konferencji posiadał potrzebne nam osprzętowanie. Mowa tu głównie o sprawnych mikrofonach i nagłośnieniu, a także światłach, reflektorach, rzutnikach i projektorach. Sporym ułatwieniem okazuje się również dostępność bezprzewodowej sieci internetowej. Trudno jest przecież wyobrazić sobie dobrze przygotowane spotkanie na wiele osób bez profesjonalnej oprawy. Wpadki na scenie również nie są wskazane. Musimy więc upewnić się, że wybrany przez nas obiekt zapewni nam całą potrzebną otoczkę techniczną.